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Prozessautomatisierung

Durch die Digitalisierung von Prozessen mit ERP-Systemen kann von überall her schnell und mit geringem Suchaufwand auf alle Dokumente digital zugegriffen werden. Dadurch wird viel unnötige Arbeit vermieden. Die deutlich stärkeren Effizienzgewinne lassen sich jedoch durch die Automatisierung von Standardaufgaben erzielen. „Keine langweiligen Aufgaben mehr“, das ist unsere Vision und die erreichen wir neben der Digitalisierung und Integration vor allem durch Automatisierung.

Auch wenn die meisten Prozesse automatisiert werden können, sollte der Schwerpunkt bei der Automatisierung stets auf einem hohen Return on Investment (ROI) liegen. Wir erreichen oft eine Amortisationszeit (Zeit, in der die Automatisierung Kosten durch die Gewinne beglichen wurden) von weniger als 6 Monaten, indem wir uns an die folgenden Ansätze halten:

  • die Automatisierung von Prozessen, die jedes Unternehmen hat (z.B. Buchhaltung, Personalwesen, Finanzberichterstattung) und
  • nur diejenigen Prozesse weiter zu automatisieren, die den Kern Ihres Unternehmens ausmachen.

We provide all services needed to run a efficient and
robust business IT infrastructure

Automatisierung der alltäglichen Prozesse in jedem Unternehmen

Die meisten Unternehmen haben den gleichen oder einen ähnlichen Prozess im Backoffice. Durch die Verwendung von Standardvorlagen, vor-konfigurierten und bereits mit Skripten versehenen Mechanismen, können wir innerhalb weniger Wochen sehr schnell, sehr hohe ROI-Automatisierungen liefern. 

Oftmals müssen unsere Vorlagen nur geringfügig angepasst werden. Durch den Einsatz bewährter Prozesse, die es auch einigen der am schnellsten wachsenden Unternehmen ermöglichen, das 10-fache jährliche Wachstum zu bewältigen, können Sie von unserer Erfahrung im vollen Umfang profitieren. Selbst in Prozessen, die auf den ersten Blick nicht automatisierbar erscheinen, verstecken sich oft Potenziale.

    Sprechen Sie mit uns über viele alltägliche Prozesse, wie:

    • Billing: Invoice-to-Reconciliation-to-Posted
    • Expenditure: Money-spent-to-receipt-to-reinbursement-to-posted
    • Purchasing: Need-to-Approval-to-RFP-to-Purchase-to-Payment-to-Posting
    • Sales: Lead-to-Opportunity-to-Quote-to-Order-to-Invoice
    • Hire: Need-Publish-Apply-Evaluate-Contract-Onboard
    • BI: tägliche KPI Update, z.B. für cash flow management
    • Ongoing contracts: subscription billing, retention & renewal

    Automatisierung Ihrer einzigartigen Kernprozesse

    Jedes Unternehmen besitzt einzigartige Prozesse, durch die es möglich ist, Wettbewerbsvorteile aufzubauen. Wir haben bereits zahllose, individuelle und hoch automatisierte Prozesse für die unterschiedlichsten Branchen entwickelt.

    Indem wir das Potenzial von ERP-Systemen voll ausschöpfen, die Datenqualität steigern und Heuristiken sowie maschinelles Lernen einbauen, sorgen dafür, dass Sie Ihrer Konkurrenz stets einen Schritt voraus sind.

     

    Interessiert daran zu erfahren, wie wir Ihre Prozesse angehen können?

    Wir können neue Prozesse einführen und bestehende Prozesse automatisieren oder neu aufbauen. Um festzustellen, wo wir ansetzen und um den höchstmöglichen Return on Investment (ROI) zu erzielen, analysieren wir Ihre Prozesse und Ihr Unternehmen.

    Prozess-Potenzialanalyse

    Wir arbeiten gemeinsam mit Ihren Kern-Teams daran, Ihre Prozesse zu identifizieren und diese nach Wichtigkeit, Anzahl der monatlichen Ausführungen, Zeitaufwand und Kosten zu bewerten. Darüber hinaus analysieren wir die zugrunde liegende Datenqualität und untersuchen, inwieweit sie zur erfolgreichen Automatisierung des Prozesses verbessert werden muss. Dies führt häufig auch zur Analyse neuer Integrationen, um eine bessere Datenqualität zu erreichen. Durch die Zusammenstellung dieser Informationen ist es möglich, für jeden einzelnen Prozess eine Schätzung der Kosten und der Effizienzgewinne zu erstellen.

    Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste und eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung all Ihrer Kernprozesse, die nach dem Return-on-Investment für die Automatisierung bewertet werden. Natürlich unterstützen wir Sie auch bei der Analyse zukünftige Business Cases und schätzen ab, wie viele neue Mitarbeiter durch die Automatisierung aus Ihrem Geschäftsplan gestrichen werden können. Im nächsten Schritt helfen wir Ihnen, die identifizierten Prozesse mit hohem Effizienzpotenzial zu automatisieren.

    Unsere Roadmap für eine erfolgreiche Prozess-Potenzialanalyse lautet:

    • Workshops mit allen Kern Abteilungen zur Identifizierung von Prozessen
    • Zusammenstellung einer Liste aller vorhandenen Kernprozesse
    • Analyse der Kosten für jeden Prozessdurchlauf
    • Analyse der Qualität der verwendeten Daten
    • Identifizierung von Integrationsmöglichkeiten zur Steigerung der Datenqualität oder zur Vermeidung manueller Arbeit
    • Verknüpfung aller gewonnenen Erkenntnisse und Bewertung des Prozesses gemäß Potenzial
    • Präsentation der zusammengefassten Ergebnisse vor dem Management und den Abteilungen

    Business process reengineering (BPR)

     

    Die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen sind im Laufe der Zeit oft organisch gewachsen. Wenn die Prozesse bisher nicht aktiv gemanagt und verbessert wurden, kann es vorteilhaft sein, bei Null anzufangen und bestehende Prozesse neu aufzubauen. Dadurch können alle gegenwärtigen Herausforderungen berücksichtigt werden. Natürlich sollten auch dabei die erwarteten Verbesserungen analysiert und einbezogen werden.

     

    Der Weg zu besseren Prozessen:

     

    • Analyse der bestehenden Prozesse  hinsichtlich Optimierungspotenzial
    • Neudefinition bestehender Prozesse zur Erzielung von  Effizienzgewinnen
    • Implementierung der Prozesse in das ERP System
    • Aufbau einer FAQ-Wissensdatenbank, Dokumentierung der Einzelheiten 
    • Schulung von Mitarbeitern

     

     

     

     

        Einführung neuer automatisierter Prozesse

        Häufig sind die Kernprozesse im Unternehmen nicht klar definiert oder existieren gar nicht. Wenn das der Fall ist, helfen wir Ihnen, effiziente Prozesse zu nutzen, diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen und in Ihrem IT-System zu implementieren.

        Neue Prozesse werden nach folgendem Muster eingeführt:

        • Bestimmung Ihrer Unternehmensprioritäten
        • Identifizierung von wertvollen fehlenden Prozessen
        • Implementierung von effizienten Standardverfahren
        • Anpassung an spezifische Unternehmensanforderungen 
        • Implementierung in Ihr ERP-System
        • Aufbau einer FAQ-Wissensdatenbank, Dokumentierung der Einzelheiten
        • Schulung von Mitarbeitern

         

          Automatisierung Ihrer bestehenden Prozesse

          Wenn Sie bereits über bewährte und verbesserte Prozesse verfügen, können wir Sie auch bei der Automatisierung des aktuellen Workflows unterstützen. Wir arbeiten direkt mit Ihren aktuellen Prozess-Leitern zusammen, um deren Wissen über den Prozess, Randfälle, voraussichtliche Probleme und Datenqualität zu nutzen. Dadurch können wir Ihre Mitarbeiter bei der Prozessveränderung[>Change Management] begleiten und Ihr Inhouse-Wissen voll ausschöpfen.

          auszuführende Schritte:

          • Bestimmung aller Prozesse, die mit einem hohen ROI automatisiert werden können
          • Dokumentation des gesamten Arbeitsablauf mit den Einsatzteams
          • Bestimmung der benötigten Daten & Datenqualität für die Automatisierung
          • Prozesseinführung zur Erreichung der angestrebten Datenqualität 
          • Integration neuer Daten, falls erforderlich 
          • Prozessautomatisierung durch direkte Implementierung in das ERP
          • Test und Optimierung der Automatisierung
          • Warnhinweise für Nutzer, wenn manuelle Schritte erforderlich sind
          • Aufbau einer FAQ-Wissensdatenbank, Dokumentierung der Einzelheiten
          • Schulung von Mitarbeitern