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IT Projektmanagement

Was bedeutet Projektmanagement bei uns?

Wann immer wir unsere Kunden beraten oder Projekte mit ihnen durchführen, ist es unser Ziel, so schnell und effizient wie möglich zu sein. Um das  zu erreichen, brauchen wir einen herausragenden Rahmenplan, der hohe Transparenz bei Projekten schafft, und der es dem Kunden und uns ermöglicht, mit maximaler Effizienz zusammenzuarbeiten. 

Wir sind davon überzeugt, dass die die treibende Kraft für erfolgreiche Projekte aus drei Bedingungen besteht: Budget, Zeit und die Erfüllung aller Voraussetzungen, um das Projektziel – ein laufendes ERP-System – zu erreichen. 

Aus unserer Sicht besteht die Hauptaufgabe eines Projektmanagers darin, innerhalb dieser drei Bedingungen ein Gleichgewicht herzustellen und auf einen erfolgreichen Abschluss hinzuarbeiten ohne die Qualität des Projektergebnisses zu beeinträchtigen. 

Schnittstellen

Unsere Projektleiter sind die ersten Ansprechpartner für Sie und unsere internen Mitarbeiter. Sie nehmen bei der Gestaltung des Projektablaufs eine zentrale Rolle ein und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind. 

Sie sind verantwortlich für die allgemeine Planung und Erstellung des Projektplans, den Aufbau der internen und externen Kommunikation, die Verwaltung der eingesetzten Projektmanagement-Software und die Erstellung von Prioritätenlisten für alle Aufgaben gemeinsam mit dem Kunden. Dabei ist ihr zentrales Ziel, die Kommunikation so effizient wie möglich zu gestalten und gleichzeitig die zeitlichen und finanziellen Projektvorgaben einzuhalten.

Unsere drei Schlüsselprinzipien des Projektmanagements: 

Transparenz

Wir bieten ein hohes Maß an Transparenz und Sichtbarkeit. Wir sind davon überzeugt, dass dies dazu beiträgt, das Projekt effizienter zu gestalten. Das Prinzip der vollständigen Transparenz erreichen wir über unser Kundenportal. Es macht Ihnen alle mit dem Projekt verbundenen Prozesse zugänglich: 

  • Aufgabenübersicht und deren Status 
  • aufgewendete Zeit
  • Budget-Status 
  • Änderungswünsche

Vorhersehbarkeit

Dank unseres transparenten Prozesses sind unsere Manager in der Lage, Änderungen des Umfangs frühzeitig zu erkennen und mit Ihnen zu besprechen. Die Vorhersehbarkeit ermöglicht es den Projektteams, durch richtige Managemententscheidungen proaktiv und rechtzeitig auf die Projektleistung einzugehen und so den Wert für Ihre Organisation zu steigern, z.B. bei der Priorisierung und Beseitigung unnötiger Aufgaben, bei der Verwaltung von Ausgaben für das Projekt und bei der Planung von Personalressourcen.  

Kommunikation

Der Informations- und Kommunikationsfluss spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Projekts. Es gibt drei Arten von wiederkehrenden Standard Sitzungen: wöchentliche Projekt-Jour Fixes, Update-Jour Fixes und monatliche Abrechnungs-Jour Fixes, die in unserem Prozessablauf verankert sind.  Unsere Berater stehen Ihnen für alle Fragen zu Projekten zur Verfügung, und sind stets darum bemüht Lösungen für Ihre Probleme zu finden. 

Was bieten wir für Ihre Führungskräfte?

Wir bieten alle nötigen Dienstleistungen für eine effiziente und
robuste Unternehmens-IT-Infrastruktur

Phase 1. Treffen Sie much. 

Nach unserem ersten Kontakt möchten wir die Gelegenheit nutzen, Sie und Ihre spezifischen Bedürfnisse und Probleme kennenzulernen. Bei diesem ersten Treffen mit dem Team des Kunden lernen wir uns kennen und sehen, ob wir zusammenpassen. 

Phase 2. Demo

Wir nutzen die Informationen aus Fragebögen, öffentlich zugängliche Kundeninformationen und unser Branchenwissen, um Ihre Demo speziell auf Sie zuzuschneiden. Die Lieferung einer On-Point-Demo ermöglicht es Ihnen, uns in Aktion zu sehen und die Funktionsfähigkeit des Systems zu demonstrieren. Nach der Demo Sitzung haben Kunden die Möglichkeit, sich das System anzuschauen und es selbst auszuprobieren. 

Phase 3. Angebot & Unterzeichnung 

Nach der Demo und weiteren Fragen erstellen wir Ihnen einen Kostenvoranschlag mit einer detaillierten Beschreibung aller Leistungen und Kosten. Damit erhalten Sie einen ersten Anhaltspunkt für den Preis. Wir stellen auch alle Kosten Dritter zur Verfügung, so dass Sie die Gesamtbetriebskosten berechnen können.

Phase 4. Kick off

Ein Kick-off-Meeting ist für Sie und für uns gleichermaßen wichtig, denn es ist ein erster von vielen Schritten zu einem erfolgreichen Projektstart. Die Ziele eines Kick-off-Meetings sind:

  • das Team, das an einem Projekt arbeiten wird, seine Rollen und Verantwortlichkeiten vorzustellen 
  • den Kunden  in den PM-Prozess von much. einzuführen
  • Überprüfung von Strategie, Ziel und Projektprozess
  • Festlegung von Kommunikationsmethoden während des Projekts und Beseitigung potenzieller Hindernisse für den Erfolg  
  • Fertigstellung des Projektplans und des Zeitplans
  • Am Ende der Auftaktsitzung ist genügend Zeit für eine Fragerunde zum Projekt!

    Phase 5. Die Projektleitung 

    5.1 Anfängliches Setup 

    Bevor wir mit unseren Kick-off-Workshops beginnen können, müssen noch einige allgemeine Aufgaben erledigt werden. Dazu gehören die Einrichtung Ihrer ERP-Instanz und der entsprechenden Entwicklungs- und Staging-Instanzen, Domänen, Mailserver und die Einrichtung von Benutzerkonten für die wichtigsten Beteiligten. Abhängig von den benötigten Modulen werden hier auch zusätzliche Setups durchgeführt, z.B. die Einrichtung eines Kontenplans.

    5.2 Modul-Kick-off

    Für jedes Modul setzen wir ein Kick-Off-Meeting an. Wir führen alle direkten Beteiligten in ihren künftigen täglichen Arbeitsablauf innerhalb des Systems ein. Darüber hinaus stellen wir den Projekt-Workflow und notwendige Integrationen vor und sammeln zusätzliche Anforderungen. Anschließend werden der Projektplan und der Zeitplan für das Modul/die Module fertiggestellt.

    5.3 Implementierung

    Während der Implementierung übersetzen unsere Berater die Kundenanforderungen in die richtigen Konfigurationen in Ihrem neuen ERP. Die Implementierung umfasst auch andere Aspekte wie die Kundenanpassung, die Entwicklung von Schulungen und den Import von Daten sowie die Integration mit anderen Systemen wie Shopify, Salesforce und kundenspezifischen Systemen.

    In dieser Phase überprüft der Projektleiter die Anforderungen, schreibt Spezifikationen und erste Testskripte für sie. 

    5.4 Walk-Through

    Nach einer erfolgreichen Implementierung setzen wir ein Walk-Through-Treffen an. Ziel dieses Treffens ist es, dem Kunden das laufende System und alle erforderlichen Prozesse in Ihrem ERP zu zeigen. Wenn die Funktionsfähigkeit des Systems mit den eingerichteten Anforderungen für das Projekt oder das aktuelle Modul übereinstimmt, beginnt der Kunde mit dem Testen des Systems. 

    5.5 Feedback und Tests 

    Zunächst definieren wir den Testumfang mit Testhandbüchern/Skripten. Alle ERP-Module und Funktionen werden separat und gemeinsam getestet. Die Datenintegrationen müssen ebenfalls alle getestet werden, um sicherzustellen, dass das System erwartungsgemäß mit anderen Systemen interagiert. Kunden haben die Möglichkeit, über unser Projektmanagement Portal Fehler zu melden, Fragen zu stellen und schnelle Antworten zu erhalten. 

    5.6. Abschließende Anpassungen  

    Nach dem Kundenfeedback schließen wir die Konfiguration ab. Sobald alle Anforderungen der vorangegangenen Phasen erfüllt sind, beginnen das Projektteam und die Beteiligten mit den abschließenden Tests. 

    Phase 6. End-to-End-Tests 

    Die End-to-End-Testphase beginnt, wenn alle Module fertig sind und letzte Anpassungen vorgenommen werden. Die direkten Beteiligten testen das System in seiner vollständigen Konfiguration, bevor es in Betrieb genommen wird. Das ist in der Regel das erste Mal, dass alle Integrationen gleichzeitig funktionieren und die Benutzer sehen können, wie ihre Prozesse in einem produktiven System funktionieren werden. 

    Während dieser Phase beginnen wir auch mit der Arbeit an kundenspezifischer Projektdokumentation und langfristigen Schulungsmaterialien, die auf den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden basieren. Dies ist der letzte Schritt, bevor wir in das Live-System eintauchen.

    Phase 7. Go-Live

    Während der Inbetriebnahme bieten wir Unterstützung vor Ort, so dass Fragen und Probleme sofort bearbeitet werden können. Jetzt können die Mitglieder des Projektteams ihre Arbeit in dem neuen System bequem erledigen. Der Go-Live ist der Höhepunkt der bisherigen Arbeit. 

     

      Phase 8. Kontinuierliche Verbesserung

      Sobald das ERP-System live gegangen ist, wird sich der Zweck des Projektteams verlagern. Im Laufe der Zeit, wird sich die Arbeitsweise der Benutzer innerhalb des Systems weiterentwickeln und Anpassungen und Änderungen der Systemkonfiguration können erforderlich werden. Wir halten es für besonders wichtig nach der Go-Live-Phase ein Treffen anzusetzen, bei dem wir eine Lessons-Learned-Wissensdatenbank mit nützlichen Projektinformationen erstellen, wenn Sie in den Support-Modus nach der Implementierung übergehen. Wir überprüfen regelmäßig, wie gut die implementierte ERP-Lösung noch Ihren individuellen Anforderungen entspricht, und wir arbeiten gemeinsam an der kontinuierlichen Verbesserung der ERP-Systeme (zusätzliche Anforderungen, falls erforderlich, Systemleistung, Versionsupdate usw.).