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Change Management 

Was bedeutet Change Management?

Die Implementierung eines neuen ERP-Systems ist mit vielen Veränderungen innerhalb Ihrer Organisation verbunden. Diese Veränderungen betreffen Strukturen, Prozesse und Mitarbeiter. Um die Übernahme von Änderungen zu verbessern, begleiten wir Sie durch den Einsatz von Change Management-Methoden. Dadurch wird der Prozess der Implementierung und Übernahme so schnell und reibungslos wie möglich gestaltet.

Auf der menschlichen Ebene unterscheiden wir zwischen Projektmanagement und Change Management

Während das Projektmanagement für die Einhaltung von Fristen und Anforderungen erforderlich ist, ist das Change Management bei den weichen Faktoren von wesentlicher Bedeutung. Dazu gehören sowohl menschliche Faktoren wie Motivation oder persönliche Werte als auch organisatorische Einflüsse, z.B. Kommunikationsethik, Arbeitsmethoden oder Managementstile

Sobald die gewünschte technische Lösung eine Verhaltensänderung bei Stakeholdern oder Anwendern erfordert, reichen typische Projektmanagement-Ansätze nicht aus, um die Akzeptanz zu fördern. Sie müssen durch ein entsprechendes Change Management ergänzt werden.  Im Allgemeinen führt die zunehmende Komplexität der Aufgaben dazu, dass weiche Faktoren für den Projekterfolg immer wichtiger werden

Der Umfang des Change Management, den ein Projekt benötigt, hängt von der individuellen Ausgangslage, der Unternehmensgröße, den Anforderungen und den damit verbundenen Auswirkungen auf die Mitarbeiter ab. 

Aus unserer Sicht benötigen Kunden Change Management in den folgenden Situationen:

  • Prozesse und Systeme innerhalb der Organisation sind redundant, nicht effizient und nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik
  • Geplante Änderungen haben Auswirkungen darauf, wie sich die Mitarbeiter verhalten und wie sie ihre tägliche Arbeit erledigen: Arbeitsrollen, Arbeitsabläufe und Prozesse usw.
  • Die Mitarbeiter sollen lernen, wie sie ein neues System nutzen können, um die geforderten Ergebnisse und Resultate zu erzielen.
  • Erwartete Veränderungen betreffen die gesamte Organisation, und die Mitarbeiter sollten einbezogen werden.

Die Schlüsselprinzipien von much. im Change Management

Veränderungen sind immer schwierig, aber ohne sie würden Unternehmen ihren Wettbewerbsvorteil verlieren und den stetig wandelnden Kundenbedürfnissen nicht gerecht werden. Ignoriert man bei der Implementierung des neuen ERP-Systems die Mitarbeiterseite, indem man sich nur auf die technischen Anforderungen konzentriert, erhöht sich das Risiko zusätzlicher Prozesskosten und die Abkopplung Ihrer Mitarbeiter vom Ergebnis. Um dies zu verhindern, unterstützen und begleiten wir Ihre Mitarbeiter und Stakeholder proaktiv durch den Wandel und lassen sie die Veränderungen als Chance begreifen. 

Unser Change-Management-Ansatz bietet Ihren Mitarbeitern die Vorbereitung, Unterstützung, Fähigkeiten und Kenntnisse, die sie benötigen, um Veränderungen erfolgreich zu bewältigen.

Phasen im Change-Management-Prozess

Da Change Management die Einführung und Übernahme Ihres neuen ERP-Systems unterstützt, begleitet unser Dienstleistungsangebot das Projekt und die gewünschte emotionale Befindlichkeit Ihrer Mitarbeiter. 
In den verschiedenen Phasen wechselt die Leistung und Beteiligung Ihrer Mitarbeiter und somit sind diverse Aktivitäten während der Projektphasen notwendig, damit alle am Ball bleiben. Letztlich wollen wir die unstete Leistungskurve abflachen, um die emotionale und arbeitstechnische Belastung so weit wie möglich von Ihrer Organisation fernzuhalten. 

Aufgrund unserer Erfahrungen haben wir bei der Einführung des neuen ERP-Systems die Kubler-Ross-Change-Kurve in unseren Prozess übernommen. 

Dadurch können wir Ihre Organisation und Mitarbeiter je nach ihrer Position auf der Kurve individuell unterstützen. Nicht alle Organisationen werden alle Stufen durchlaufen, einige können schnell vorankommen und andere könnten an Punkten entlang der Kurve stecken bleiben. Unser Modell hilft uns, Ihre Veränderungen und persönlichen Übergänge zu verstehen und effektiv damit umzugehen, um Sie während des Veränderungsprozesses angemessen zu unterstützen.  Wenn wir wissen, wo sich ein Mitarbeiter, ein Manager oder eine Gruppe von betroffenen Anwendern auf der Veränderungskurve befindet, können wir effektive Pläne für das Change Management entwickeln, um mit diesen Personen zu kommunizieren  und sie während des Übergangsprozesses zu unterstützen.

„Mit unseren Dienstleistungen wollen wir die Kurve abflachen“

Phase 1: Planungsphase

Bevor das Projekt beginnt, müssen die erforderlichen Komponenten des Change Management definiert und die Kommunikation der Änderung vorbereitet werden. 

Vorankündigung

Vor Projektankündigung analysieren wir den Bedarf an Change Management mit unserer Readiness-Assessment-Checkliste. Diese Checkliste gibt unseren Beratern einen Überblick über den definierten Bedarf und die Veränderungsbereitschaft im Unternehmen sowie eine Grundlage für die Planung von Zeit, Ressourcen und Personal. In dieser Phase ist es am wichtigsten, die Erwartungen und Bedenken der betroffenen Funktionsbereiche zu sammeln und kritische Erfolgsfaktoren zu identifizieren. Nach der Analyse der erhaltenen Informationen, der ERP-Anforderungen und zusätzlicher Quellen bereiten unsere Berater die detaillierte Transformationsstrategie vor.  

Kick Off. Den Wandel kommunizieren

Während des all hands project kick off geben wir Ihrem Team einen detaillierten Prozessüberblick und Raum für offene Fragen. Für uns ist es wichtig, den Prozess zu erklären, den Zeitplan zur Verfügung zu stellen und allen zu zeigen, wie sie von dem neuen ERP-System betroffen sind. Zusätzlich bieten wir die Möglichkeit, von Anfang an mit dem System zu interagieren. Unserer Erfahrung nach hilft dies, die Angst vor der Komplexität des Systems abzubauen, negative Gefühle bezüglich  Auswirkungen zu minimieren und hilft Ihrem Team, sich schneller darauf einzustellen.  Am Ende dieser Phase sollte jeder potenzielle Nutzer verstehen, wann er einbezogen wird und welche Veränderungen für ihn persönlich eintreten können. Dadurch werden mögliche Schocks begrenzt und Verweigerungen vermieden.

Phase 2: Implementierung

Laufende Kommunikation

Während der Implementierungsphase stehen unsere Change-Management-Berater in ständigem Kontakt mit allen Projektstakeholdern, zusätzlich zu zahlreichen Workshops und Walk-Throughs pro Abteilung. Darüber hinaus führen wir wöchentlich eine 15-minütige Aktualisierungs- und Fragestunde für alle Stakeholder durch, um eine kontinuierliche Kommunikation zu gewährleisten. Ein ausführlicherer Austausch mit Ihren Projektleitern findet im Rahmen des 1-stündigen wöchentlichen Projekt-Jour fix statt. Diese Besprechungen ermöglichen eine frühzeitige Kommunikation aller Stakeholder in den Implementierungsprozess.  

Participation

In dieser Phase des Projekts beginnen die Kunden zu verstehen, dass Veränderungen stattfinden werden und dass sie nichts dagegen tun können. Sie sind frustriert, weil es ihnen an Wissen und Kontrolle über die aktuelle Situation mangelt. Deshalb ermöglichen wir den Beteiligten, das System bereits in einer frühen Phase zu erkunden und ihre Anforderungen selbst zu testen. Das verbessert die Einbindung in das Projekt erheblich und trägt zu einer reibungsloseren End-to-End-Test- und Go-Live-Phase bei. Über unser einzigartiges Portal können die Beteiligten den aktuellen Stand des Projekts und alle damit verbundenen Teilaufgaben einsehen. Wir bieten allen am Projekt Beteiligten die Möglichkeit, Fragen direkt zu den Aufgaben zu stellen und Feedback für unsere Kundenanpassungen abzugeben.

Knowledge transfer und -management

Um den Wissenstransfer zu den Nutzern bei der Implementierung weiter zu erhöhen und eine ordnungsgemäße Prüfung zu ermöglichen, stellen wir unseren Kunden eine umfangreiche Wissensdatenbank zur Verfügung, die Videos, FAQs und Artikel für alle Organisationseinheiten enthält. Das ist eine große Hilfe bei der Einarbeitung der Nutzer und ermöglicht ihnen zu verstehen, wie das System sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen wird.  

Vereinbaren Sie ein einstündiges kostenloses Beratungsgespräch, um Ihre Anforderungen mit unseren Experten zu besprechen

Phase 3: User Adoption

Dies betrachten wir als einen Wendepunkt für die Organisationen und ihre Mitarbeiter, denn während der Tests wächst die Akzeptanz des neuen ERP-Systems. Unser Ziel in dieser Phase ist es, den Testprozess zu ermöglichen und den Kunden die benötigten Handbücher zur Verfügung zu stellen und Raum für Feedback und Fragen zu schaffen.  

Hands-on Support

Nach ausführlichen Tests und dem Go-Live beginnen die Mitarbeiter, den Wert der Änderungen zu begreifen, und die Kurve steigt vertikal bis zur Akzeptanz an. Daraufhin beginnen sie sich aktiv an dem Prozess zu beteiligen und Fragen zum System zu stellen: ein Hinweis auf echte Verhaltensänderungen. Unsere Berater stehen für alle Fragen und benötigte Unterstützung zur Verfügung.  

Projektabschluss und Evaluation

Ein ausführlicher Rückblick auf das Projekt ist die Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit, z.B. die Implementierung eines weiteren Moduls oder die weitere Wartung. In dieser Phase ist es wichtig, dem Team die Möglichkeit zu geben, die Projektleistung zu bewerten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die nötigen Informationen, Ressourcen und Schulungen haben, um das neue ERP-System erfolgreich zu nutzen. Eine Change Management Perspektive ist wesentlich, um alle potentiellen Nutzer an Bord zu holen, und sicherzustellen, dass sie mental bereit sind, mit der Arbeit in einem neuen ERP-System zu beginnen.

Integration 

Die letzte Phase ist ein Umdenken, das darauf abzielt, sich auf die neue Arbeitsweise einzustellen und die positiven Aspekte darin zu suchen. Lektionen werden erlernt und umgesetzt. Die Mitarbeiter lernen noch immer, mit dem neuen System zu arbeiten, aber sie haben bereits erkannt, wie viel Zeit sie damit einsparen und wie effizient sie mit einem neuen ERP-System werden. In dieser Phase gehen wir den Mitarbeitern nach und bieten ihnen bei Bedarf zusätzliches Coaching an. Der Weg von der Auswahl des richtigen ERP-Systems über die Implementierung bis hin zur Endphase kann schwierig sein, und wir sind überzeugt, dass der Ansatz von much. im Change Management, sowie die Professionalität und die Denkweise unseres Teams Ihnen helfen wird, alle Hindernisse zu überwinden.

Zusammengefasst beinhaltet der Ansatz von much. für Change Management:

  • Vorbereitung der Organisation oder der beteiligten Abteilungen auf den Wandel
  • ganzheitliche Planung des Veränderungsprozess: von der Sammlung notwendiger Informationen, über die Bewertung der Bereitschaft, bis hin zur Bereitstellung eines detaillierten Plans für den gesamten Prozess
  • sowohl auf geschäftlicher als auch auf emotionaler Ebene mit Mitarbeitern, die von einer Veränderung betroffen sind, gezielt, kontrolliert und aktiv arbeiten
  • Unterstützung von Mitarbeitern, die vom Implementierungsprozess betroffen sind, durch Beratung, leicht zugängliche Wissensdatenbanken und individuelle Schulungen