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Das Odoo-ERP-System

Was ist Odoo?

Odoo ist ein Open-Source ERP System, welches 2004 auf den Markt gekommen ist. Neben klassischen ERP Modulen unterstützt es auch eine große Reihe weitere Prozesse. Es eignet sich für Unternehmen von 0 – 250m€ Umsatz, also der Größe eines Start-Ups bis zu ausgewachsenen mittelständischen Firmen. Als webbasiertes System kann es von jedem Gerät inkl. Handy mit Internetverbindung aufgerufen werden. 

Odoo gehört zur Champions League der ERP-Systeme und ist ein direkter Konkurrent von Oracles Netsuite, Microsoft Dynamics und SAP Business by Design. Odoo unterstützt die fortschrittlichsten ERP-Funktionen wie Mehrfirmen-, Mehrwährungs-, Mehrländer- und Mehrsteuersysteme.

Wir sind einer der wenigen Odoo Gold Partner in Deutschland und alle unsere Berater sind zertifizierte Odoo-Profis.

much. Consulting ist

Die wichtigsten ERP Module

Odoo ist eine Suite von über 30 Apps, die neben klassischen ERP Funktionalitäten auch viele weitere Prozesse abbilden kann. Im folgenden gehen wir kurz auf die einzelnen Apps ein, um einen ersten Überblick zu verschaffen. 

Stattdessen können Sie auch Ihre Anforderungen in einem 60-minütigen, kostenlosen Beratungsgespräch durchgehen.

CRM

Das CRM Modul ist mehr als eine Datenbank aller Firmenkontakte. CRM ist dazu fähig, neue Kunden über Ihre Website oder Datenbanken als Leads zu akquirieren, den gesamten Vertriebsablaufs in Opportunities zu verwalten und die Pflege des Kundenkontaktes zu vereinfachen. Die übersichtliche Benutzeroberfläche mit Kanban Ansicht ermöglicht das planen der nächsten Kundenkommunikation und erinnert proaktiv an diese. Darüber hinaus erhält jeder Anwender in individuell gestaltbaren Dashboards die Möglichkeit, Daten über Kontakte zu analysieren, auszuwerten und zu optimieren.

ANFORDERUNGEN

  • Leads anlegen: Leads mit wenigen Klicks erfassen
  • Pipeline: Kanban-Pipeline Ansicht
  • Berichtswesen: Übersichtliches Dashboard mit zahlreichen Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten
  • Verkaufsaktivitäten: Einmal erstellen, anschließend einfach bestimmten Teammitgliedern zuweisen

ZUSÄTZLICH

  • Team Management: Zuständigkeiten verteilen, Priorisierung, Strukturierung in Verkaufsteams nach Verantwortlichkeiten, individuelle Pipeline-Phasen
  • Prognosen: Umsatz, Abschlussdatum etc. abhängig von Kategorie prognostizieren
  • Verkaufsteams: Gliederung in Teams mit eigenen Verkaufszielen, Zugriffsrechten und anderen Restriktionen
  • Automatisierte Lead-Erstellung: Durch Erhalten einer Mail an die hinterlegte Adresse wird automatisch ein Lead generiert

INTEGRATION

  • Rechnungsstellung & Verkauf: Problemloses Erstellen von Angeboten und Rechnungen direkt aus dem CRM Modul
  • Website-Modul: Besucher der Website automatisch als Leads anlegen

Buchhaltung & Finanzen 

Die wohl einfachste Rechnungsverwaltung der Welt! Das Odoo-Buchhaltungsmodul perfektioniert Buchhaltung, wo es nur geht. So wird nur noch das Nötigste zur manuellen Aufgabe. Die Verknüpfung zu anderen Odoo-Modulen schafft eine Rechnungsübersicht, Bankintegrationen synchronisieren Zahlungsein- und ausgänge mit Odoo und viele Berichte, wie eine GuV, ein Steuerprüfungsbericht oder Bilanzen können automatisch erstellt werden.

ANFORDERUNGEN

  • Forderungsmanagement: Forderungsrückstände, automatisches Mahnwesen (mit E-Mail & Brief), automatisierte Buchungsvorschläge
  • Kreditorenwesen: Eingangsrechnungen überprüfen, Rechnungen automatisch mit OCR auslesen, SEPA Sammelüberweisungen erstellen
  • Vorbereitende Buchführung: Sämtliche Geschäftsvorgänge automatisch in Kontenplan abgebildet
  • Flexibilität: Mehrere Währungen mit Live-Wechselkursen, automatisch bestimmte Steuersätze

ZUSÄTZLICH

  • Berichtswesen: Pivot Tabellen, KPIs, Dashboards, Echtzeit-Jahresabschluss
  • Controlling: Mit hierarchischer Kostenrechnung, Kostenstellen, Reporting & Budgets

INTEGRATION

  • Datev: Export verfügbar
  • Banksynchronisation: Zahlungsabgleich
  • Volle Web Service API zur Integration von Drittsoftware
  • Google Spreadsheet Integration
  • Einfacher Import & Export aller Daten

Angebots- & Auftragswesen

Vom Angebot bis zur digitalen Vertragsunterzeichnung – das Verkaufsmodul kann im Handumdrehen ein Angebot erstellen, es per Mail zum Kunden schicken, es digital signieren zu lassen und nach Zahlungseingang automatisch einen Auftrag erstellen und eine Rechnung verschicken. Der Arbeitsaufwand pro Angebot reduziert sich damit auf ein Minimum. Weitere Odoo-Module können den Datensatz automatisiert übernehmen und bieten weiteres Verbesserungspotential.

ANFORDERUNGEN

  • Angebotserstellung: Schnell und intuitiv, verschiedene Designvorlagen vorhanden
  • Rechnungsstellung: Geringer Aufwand bei Rechnungsstellung und Bestätigung – vollständig digitalisiert
  • Versandmöglichkeiten: Angebote und Rechnungen per E-Mail oder postalisch versenden
  • 1-Klick Verarbeitung des Angebots in Verkaufsauftrag
  • Kundenmanagement: Stammdatenpflege, Kundenportal

ZUSÄTZLICH

  • Preislisten: Nach Konditionen verschiedener Kundengruppen incl. Rabattoptionen
  • Produktvarianten: Verschiedene Varianten eines Produktes inkl. Preisunterschiede für die verschiedenen Varianten

INTEGRATION

  • Finanzen: Verknüpfung der Rechnungsstellung mit dem Rechnungswesen
  • Lager: Warnungen bei Verkauf über den erwarteten Lagerbestand hinaus

Lager

Diese Funktion digitalisiert ein Lager auf ein neues Niveau! Diverse Funktionalitäten verkürzen Warenrouten, automatisieren den Warenfluss, synchronisieren ihn mit anderen Abteilungen und optimieren damit die Lager- oder Logistikabläufe. Dabei macht Odoo keinen Unterschied zwischen Streckengeschäft, Cross-Docking oder den Abläufen in mehreren Lagern.

ANFORDERUNGEN

  • Verwaltung von Lieferketten: Jedem Produkt individuelle Beschaffungsrouten hinterlegen
  • Übersicht: Guter Überblick über Lagerbewegungen durch Berichte und Informationen über den aktuellen Bestand
  • Einfache Verwaltung: Anhand von Bestellungen und Verkäufen werden automatisiert Lagerbewegungen angelegt

ZUSÄTZLICH

  • Lieferzeiten: Abhängig vom Verkäufer einstellbar
  • Dropshipping: Handelswaren verkaufen, ohne dass diese je im Lager sind
  • Los- & Seriennummern: Nachverfolgung der Produkte von der Bestellung bis zur Lieferung zum Kunden
  • Product-Removal: Verschiedene Methoden (LIFO, FIFO, FEFO) möglich
  • Ablaufdaten: Verfallsdaten auf Los- & Seriennummern festlegen

INTEGRATION

  • Finanzen & Buchhaltung: Lager vollständig integriert, Bewegungen werden in Echtzeit in die Bücher übertragen
  • Einkauf: Einfache Nachbestellungsregeln halten die Lagerbestände auf dem gewünschten Niveau
  • Verkauf: Warnung / Verhinderung von Verkauf nicht vorrätiger Ware
  • Versand: Integration diverser Versanddienstleister

Produktion (MRP)

Mit dem Manufacturing-Modul von Odoo wird jede Fertigung im Handumdrehen zum Vorzeigebeispiel von Industrie 4.0! Die Verknüpfung mit anderen Odoo-Modulen vereinfacht bedarfsorientierte Fertigung. Gleichzeitig ist jedes Produkt in jedem Produktionsschritt rückverfolgbar. Mit einer IoT-Box ist es sogar möglich, Daten von den Produktionsmaschinen auszulesen und in die Qualitätskontroll Algorithmen zu integrieren.

Einkauf 

Damit Einkaufen noch mehr Spaß macht! Das Einkaufsmodul erleichtert die Beschaffung jeglicher Materialien, verknüpft Ausgaben direkt mit dem Buchhaltungsmodul und gewährt eine sonst nie dagewesene Übersichtlichkeit. Verknüpft mit dem Lagermodul kann es bei Unterschreitung kritischer Mengen automatische Nachbestellungen vornehmen. Integrierte Lieferantenpreislisten ermöglichen es, Preise im Handumdrehen zu vergleichen.

ANFORDERUNGEN

  • Lieferantenstammdaten: Hinterlegen von Ansprechpartnern, Adressen, Kontoinformationen etc.
  • Preislisten: Möglichkeit der Integration von Preislisten der Lieferanten, schnell und einfach vergleichbar
  • Lieferkonditionen: Mindestbestellmengen & Lieferzeiten pro Produkt

ADDITIONAL

  • Evaluation: Many statistical evaluation options for suppliers
  • Contract awardAll procurement methods can be mapped, from direct orders to requests for quotations and invitations to tender

INTEGRATION

  • Finanzen: Alle Einkäufe werden automatisch als offene Posten angelegt
  • Lager: Bestellungen können automatisch erstellt werden, Einkäufe triggern automatisch erwartete Produkteingänge ins Lager

Personalwesen (HR)

Die gesamte Personalverwaltung in einem Modul! Von der Stellenausschreibung bis zum Urlaubsantrag kann das HR-Modul von Odoo alles abdecken, was das Personalwesen erfordert. Es erleichtert den Aufbau eines Stellenportals, organisiert Bewerbungsgespräche, erleichtert das Auswahlverfahren. Hernach verwaltet Odoo Verträge, Stundennachweise, Mitarbeiterauslagen, Urlaubsanträge und sogar einen Fuhrpark.

Weitere Odoo Module

Abomodelle 

Verträge und Abonnements abschließen war nie einfacher! Mit diesem Modul können Kunden ein Produkt abonnieren – die administrative Verwaltung läuft dann automatisch. Die relevante Abteilung kann an Aufträge erinnert werden, die Rechnungsstellung und die Abrechnung verlaufen automatisch. Kunden haben über ein Kundenportal die Möglichkeit, das Abonnement anzupassen, Kundenbewertungen abzugeben oder Support in Anspruch zu nehmen.

 ANFORDERUNGEN

  • Vorlagen: Vereinfachter Abo-Abschluss und Verwaltung durch vordefinierte Abo-Vorlagen, Produkte direkt einer bestimmten Abo-Vorlage zuordnen
  • Automatische Rechnungserzeugung

ZUSÄTZLICH

  • Kundenportal: Möglichkeit für Kunden Verträge online einzusehen und zu verwalten, Möglichkeiten für Kunden lassen sich erweitern oder einschränken (Bsp.: Kündigung direkt über Portal

INTEGRATION

  • Benötigt folgende Odoo Module: Verkauf und Rechnungsstellung
  • Website

Projekt und Ressourcenplanung 

Mit diesem Modul wird Projektmanagement strukturiert, einfach und effizient. Ein Projektmanager kann für jedes Projekt Aufgaben anlegen, diese einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen und den Bearbeitungsstatus in einer übersichtlichen Darstellung verfolgen. Gleichzeitig wird über ein Dokumentenmanagementsystem der Austausch von Daten erleichtert. Gantt-Diagramme zeigen anschaulich den Projektfortschritt und lassen Verspätungen frühzeitig erkennen.

ANFORDERUNGEN

  • Möglichkeiten: Übersichtliches Projektmanagement bei geringem Aufwand
  • Übersichtlichkeit: Kanban-Tafel zur Übersicht verschiedener Projekte, Zwischenzielen oder Stufen, sowie der verantwortlichen Personen, Verschieben zwischen Stufen per Drag&Drop, Aus- und Einklappen bestimmter Arbeitsschritte
  • Informationen: Erklärungen und zusätzliche Infos zu Projektschritten hinzufügen

ZUSÄTZLICH

  • Templates: Bereits verschiedene Vorlagen verfügbar
  • Management: Verantwortlichkeiten verteilen, Priorisierung verschiedener Aufgaben, größere Aufgaben in Teilaufgaben teilen

INTEGRATION

  • Github: Automatisch synchronisierte Tickets zwischen Odoo und Github

Kassensysteme

Egal ob Webshop oder Ladentheke – Odoo ist für Alles gerüstet! Und so kann es auch in Restaurants und Geschäften eingesetzt werden. Das darauf zugeschnittene Modul “Point of Sale” ist die Schnittstelle ins Geschäft. Wer nicht über einen PC oder ein Tablet arbeiten will, kann mit einer IoT-Box im Handumdrehen ein Kassenterminal mit Odoo verknüpfen.

ANFORDERUNGEN

  • Vollständigkeit: Eigenständiges und einfach bedienbares Kassensystem
  • Flexibilität: Keine Hardwarebeschränkungen (auch kompatibel mit Tablets und Laptops)
  • Verfügbarkeit: Produktabhängige Verfügbarkeit für verschiedene Verkaufspunkte
  • Synchronisierung: Produktverfügbarkeiten werden in Echtzeit aktualisiert
  • Schnittstelle: Gestaltbar durch Bilder und Bedienelemente, sehr bedienerfreundlich, verschiedene Aufträge gleichzeitig bearbeiten

ZUSÄTZLICH

  • Quittungen: Eigenes Layout erstellen
  • Zahlungsmethoden: Verschiedene Methoden anbieten oder verbieten
  • Währungen: Kompatibel mit unterschiedlichen Währungen
  • Umtausch & Rückgabe: Problemlos realisierbar
  • Internet: Bei normalem Betrieb keine Internetverbindung nötig
  • Anpassungsfähig: Individuelle Konfiguration für jeden einzelnen Verkaufspunkt möglich

INTEGRATION

  • Barcode Scanner: Zum schnellen Erkennen eines bestimmten Produktes
  • Finanzen & Buchhaltung: Anbindung an die Buchhaltung Ihrer Firma
  • E-Mail-Marketing: Kaufgewohnheit von Kunden für personalisierte Angebote nutzen

Außendienst

Auch außerhalb des Büros immer mit ihm verbunden! Als Cloud-Plattform ist Odoo von überall erreichbar. Und damit steht auch der mobilen Nutzbarkeit nichts mehr im Weg. Als Außendienstmitarbeiter kann man bequem per Smartphone auf Odoo zugreifen. So kann man seine Stunden per App tracken, kann Kunden digital unterschreiben lassen, Auslagen direkt in der App eintragen und seinen Arbeitsplan in Echtzeit anschauen und bearbeiten.

Kundendienst

Mit diesem Helpdesk schießt die Kundenzufriedenheit durch die Decke! Ein leicht zu bedienenden Kundenportal und ein ebenso einfaches Back-End. Tickets können per Mausklick einem Mitarbeiter zugewiesen werden und in einer übersichtlichen Kanban-Ansicht dem aktuellen Status zugeordnet werden. Zusätzlich zum Kundenportal können Tickets auch per Mail, über ein Webformular oder per Live-Chat gestellt werden.

ANFORDERUNGEN

  • Funktion: Integrieren eines Helpdesks zur Verbesserung des Kundendienstes
  • Übersicht: Hohe Übersichtlichkeit mittels Kanban-Tafeln, intuitive Bedienung, Tickets einfach verschieben oder bearbeiten, Prioritäten setzen
  • Ticketerstellung: Erstellung über mehrere Kanäle großteils automatisiert möglich (automatisierte Erstellung bei Mail-Eingang, bestimmten Twitter-Hashtags, Anfragen über eigens erstelltes Webformular)

ZUSÄTZLICH

  • Selbsthilfe: Möglichkeit, Kunden eine Datenbank mit FAQ‘s und sonstigem Informationsmaterial zur Verfügung zu stellen
  • Optimierung: Kundenanfragen mit Vorlagen oder automatischen Antworten möglichst schnell und effizient bearbeiten

INTEGRATION

  • Livechat
    Möglichkeit, Kunden direkt anzusprechen und ihnen zu helfen

  • Vollständig integriert in folgende Odoo-Apps:
    – Livechat
    – Forum
     Kundenverwaltung
    – Website

Veranstaltungen 

Egal ob Konferenzen, Webinare, Festivals oder Ausstellungen – Odoo macht dessen Organisation mit dem Veranstaltungsmodul zu einer Wonne. Diverseste Funktionen sind auf nahezu alle Varianten von Veranstaltungen angepasst. Ein Online-Shop ermöglicht digitalen Ticketverkauf, Sponsoren können in einem eigenen Tool verwaltet werden und umfassende Werbungswerkzeuge helfen beim Marketing. Darüber hinaus sorgen die SEO und Google Analytics dafür, dass jeder auf die Veranstaltung aufmerksam wird.

ANFORDERUNGEN

  • Veranstaltungen organisieren: Events aller Größen und Arten erstellen, auf Website mit zugehöriger Agenda veröffentlichen, Anzahl der Teilnehmer festlegen
  • Ticketing: Verschiedene Arten von Tickets für das Event auf der Website verkaufen
  • Social Media: Hashtags für Event kreieren

ZUSÄTZLICH

  • Kategorien: Veranstaltungen verschiedene Kategorien zuordnen, um sie zu filtern
  • Übersicht: Einsehen der Event-Teilnehmer, gefiltert nach Herkunft, Event, Registrierungsdatum etc.
  • Erinnerungen: Automatische Erinnerungsmails an Teilnehmer senden
  • Organisation: Formular für Vorschläge von Besuchern
  • Sponsoring: Sponsoren zu bestimmten Events hinzufügen

INTEGRATION

  • Google Analytics
  • SEO

Ist Odoo Open Source?

  • Offen: Odoo hat seinen Ursprung in einem 100% Open-Source-Projekt. Der gesamte Kern ist Open Source.
  • Versionen: Die „Community Edition“ ist nach wie vor Open Source, wir verwenden nur die „Enterprise Edition“, die eine Lizenz von Odoo SA erfordert.

Auf welcher Technologie baut Odoo auf?

  • Benutzeroberfläche: Odoo baut auf modernen Web-Technologien auf und kann sowohl im Browser als auch als mobile Anwendung genutzt werden.
  • Stack: Es verwendet hauptsächlich Python, Javascript, PostgreSql und XML.

Können Sie Odoo für größere Unternehmen empfehlen?

  • Technischer Maßstab: Die Technologie hinter Odoo skaliert auf TB an Daten. Es gibt viele Beispiele für Firmenkunden, z.B. Toyota.
  • Eigenschaften: Odoo unterstützt derzeit >30 Buchhaltungssysteme, alle Währungen, Sprachen und ist kostengünstig an außergewöhnliche Bedürfnisse anzupassen, wobei es alle Abteilungen Ihres Unternehmens sofort nach dem Auspacken abdeckt.
  • Empfehlung: Wir empfehlen Odoo derzeit für Unternehmen mit bis zu 5.000 Mitarbeitern.

Ist Odoo als Open-Source-Software zuverlässig?

  • Die Odoo SA in Belgien mit >1.000 Mitarbeitern ist eines der führenden aufstrebenden Technologieunternehmen in Europa und erhielt neunstellige €-Fördermittel. Sie leitet die Wartung von Odoo Core & Enterprise.
  • Die Software wird von mehr als 4 Millionen Benutzern aktiv genutzt und von >1.000 Partnern weltweit unterstützt.

Warum ist Odoo preiswerter als die Konkurrenz?

  • Odoo hat keine technischen Altlasten, da der Kern der Software weniger als 10 Jahre alt ist und jedes Jahr viele Bereich erneuert werden.
  • Partner und Freiwillige unterstützen die Entwicklung des Odoo-Kerns und als das (von den Benutzern) am meisten genutzte ERP-System kann es Skaleneffekte effizient nutzen.

Muss ich die Odoo-Cloud nutzen?

  • Nein, Sie können Odoo in Ihrem Rechenzentrum einsetzen. Dies verdreifacht in der Regel die Hosting-Kosten. Für Unternehmen mit weniger als 300 Mitarbeitern empfehlen wir dringend die Cloud-Plattform (odoo.sh).
  • Wir können Sie beim Aufbau Ihres eigenen, hochsicheren Odoo-Clusters unterstützen.

Erweiterte Odoo Features

Gruppen mit mehreren Gesellschaften

Zur Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen ist Odoo durch seine Multi-Company-Funktionalität fähig. So können Mutter- und Tochtergesellschaften oder viele andere Konstrukte klar voneinander abgetrennt werden, ohne den Datenaustausch zu behindern.

Firmen mit mehreren Währungen

Für multinational agierende Firmen und solche, die mit Firmen aus Ländern mit einer anderen Währungen beziehen ist diese Funktion von großer Bedeutung. Odoo ist nicht nur dazu imstande, verschiedene Währungen zu unterstützen, sondern kann auch auf Basis von tagesgenauen Wechselkursen nach vom Anwender definierten Regeln Umrechnungen durchführen. So erspart man seinen Mitarbeitern das lästige Umrechnen der jeweiligen Währungen und erhält jederzeit ein vollständiges Bild des Unternehmens in der Heimatwährung

Mehrere Steuersysteme und verkauf in viele Länder

Die ständige Obacht darauf, in welches Land man verkauft und wie das Produkt dort versteuert wird gehört mit der Nutzung von Odoo der Vergangenheit an. Steuermodelle werden einmalig angelegt und den Produkten zugeordnet. Beim Verkauf entscheidet Odoo sich dann automatisch für die richtigen Steuern. 

Auch mit Gesellschaften in mehreren Ländern kann Odoo eingesetzt werden. Hier werden 40 Länder standardmäßig unterstützt.

Odoo Open Source vs. Enterprise

Odoo bietet zwei verschiedene Software-Modelle an. In der Open-Source Variante ist Odoo kostenlos. Diese enthält jedoch nur einen sehr eingeschränkten Funktionsumfang (Link: https://www.Odoo.com/de_DE/page/editions).

Will man den gesamten Funktionsumfang von Odoo nutzen, muss die Enterprise-Version genutzt werden. Vorallem bei Unternehmen ab 20 Mitarbeitern oder ab 2m€ Umsatz sollte auf jeden Fall die Enterprise Lizenz erworben werden.

Kosten und Lizenzmodell

Entscheidet man sich für die Enterprise-Version, so werden Kosten fällig. Odoo erhebt jährliche oder monatliche Lizenzgebühren in Abhängigkeit von der Anzahl der Benutzer und der genutzten Apps und Integrationen. Es ist jederzeit möglich, Benutzer und Apps hinzuzufügen oder zu reduzieren. Hinzu kommen monatliche Gebühren für die Servernutzung, sofern man sich nicht dazu entscheidet, das System selbst zu hosten.

Insgesamt ist Odoo eins der günstigen System im Markt. Die kostenersparnisse für Lizenz und Hosting sind 75% – 90% im Vergleich zur direkten Konkurrenz (SAP Business by Design, Microsoft Dynamics Business Central & Oracle’s Netsuite).

Odoo hosting

Um Odoo zu nutzen, muss es auf einem Server installiert sein. Odoo lässt dem Nutzer hier jedoch die Wahl. Man kann sowohl seine eigene Infrastruktur zum Betrieb der Plattform zurückgreien, als auch die Odoo.sh Cloud verwenden. Darüber hinaus kann auch die Nutzung anderer Public Cloud-Plattformen ermöglicht werden.

DSGVO mit Odoo

Nach Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung 2018 sind viele Dinge im Bereich des Datenschutzes geregelt. Daraus folgen für ein Unternehmen eine Reihe an Pflichten, die es erfüllen muss. Odoo verarbeitet sämtliche Daten innerhalb des Systems der Verordnung entsprechend. Es unterstützt den Anwender bei der Einrichtung und im Betrieb, die Datenschutzregelungen nicht zu verletzen.

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